Cómo encuentran los invitados su mesa de boda con un código QR

El QR no es el plan de mesas. Es la puerta pública. Las parejas siguen asignando mesas en privado. El código es solo lo que los invitados necesitan el día de la boda: una respuesta del tamaño de un móvil a “¿dónde me siento?”

Una consulta útil hace cuatro cosas:

• Funciona en cualquier teléfono, sin app
• Encuentra al invitado por su nombre, no por un número de mesa que aún no sabe
• Muestra la mesa y el asiento exacto, no solo una zona de la sala
• Muestra dónde está esa mesa en el plano, para que puedan caminar hasta ella

No sustituye los marcasitios. Esos siguen diciendo qué silla es suya una vez llegan a la mesa. El QR los lleva a la mesa correcta sin un cuello de botella en la entrada.

Los carteles de papel fallan de formas previsibles. La letra es demasiado pequeña. La última cancelación no está en la impresión. Dos primas comparten nombre. Los invitados con el mismo apellido recorren todo el tablero. Nadie quiere ser quien tapa la entrada.

Un PDF enviado la noche anterior falla por otra razón: la mitad de la sala no lo abre, y la que sí lo abre está mirando el archivo de ayer.

En The Wedy la página pública se titula Encuentra tu asiento. Los invitados escriben al menos dos letras de su nombre. Aparecen coincidencias. Se eligen a sí mismos. La página muestra entonces su nombre, mesa, asiento, con quién se sientan y un punto destacado en el plano.

Pueden cambiar entre Tu asiento — un esquema de su mesa con la silla marcada — y Plano, que sitúa la mesa en la sala, alrededor de la pista, la entrada y el resto de mesas. Si la boda es bilingüe, pueden cambiar de idioma en la misma página.

No se puede imprimir un código útil desde un tablero vacío. El QR para invitados se habilita cuando los invitados tienen asiento. Hasta entonces el espacio de trabajo dice Asigna asientos para habilitar el QR — y ese es el orden correcto. Recoged las confirmaciones, sentad a la gente y después publicad la consulta.

El tablero de mesas de The Wedy es la fuente. Mesas, asientos bloqueados, sillas libres y nombres viven ahí. La consulta es una publicación de ese tablero, con una diferencia importante: una vez publicada, el QR se actualiza solo cuando cambia el plan. No imprimís un código nuevo por un primo que cambia de mesa.

En el espacio de trabajo se llama QR para invitados. La página pública es la consulta de invitados. La secuencia es corta cuando ya hay mesas.

Un cartel bonito en la entrada basta si la puerta es ancha. Para una sala de 150 invitados, poned el mismo QR en dos o tres sitios para que nunca se forme una cola alrededor de un solo cartel.

Sitios que funcionan:

• Un cartel de bienvenida con vuestros nombres y la fecha — el QR abajo, con Scan to find your table o Escanea para encontrar tu mesa
• Una tarjeta pequeña en la mesa de recibimiento, junto al agua o la primera copa
• Una segunda copia cerca de la barra o el patio, para quien se saltó la puerta
• Una versión mínima en cada mesa solo si queréis que las llegadas tardías comprueben sin volver atrás

Imprimid oscuro sobre claro. No barnicéis el código hasta convertirlo en un espejo. No lo encogáis en un marcasitios — ese no es su trabajo. Los invitados deberían poder escanear sin inclinarse sobre el floral.

El QR lleva a la gente a la mesa. Los marcasitios siguen teniendo sentido una vez se sientan: el nombre en el puesto, la cortesía para invitados mayores que no van a buscar en el móvil, la última confirmación de que esta silla es suya.

Si ya estáis en The Wedy, generad los marcasitios desde la misma lista de invitados cuando el plan de mesas esté estable. No maquetéis un segundo juego de nombres en Canva. La consulta, las tarjetas y la lista del catering deberían escribir Sofía de la misma manera.

El QR para consultar la mesa va incluido con el plan de mesas y el plano en Wedding Planning Suite y Wedding Atelier. En el plan Wedding Invitation podéis añadir Seating plan como extra — ese extra es lo que desbloquea el plan de mesas y el QR, no un producto aparte.

Wedding Invitation por sí solo es la web, la invitación digital y el RSVP. No incluye seating. Si ya habéis recogido respuestas ahí, al mejorar el plan o añadir seating se conserva la misma lista de invitados. No empezáis de cero.

Sentad a la gente desde la lista real de RSVP. Publicad la consulta de invitados. Imprimid un QR a un tamaño escaneable. Colocadlo donde llegan de verdad los invitados. Dejad los marcasitios para la mesa. Cambiad el plan más tarde sin reimprimir el código.